关于印发《仰恩大学公文处理实施办法》的
通知
各院（系、部）、各部门：
经研究通过，现将《仰恩大学公文处理实施办法》印发给你们，请认真遵照执行。
仰恩大学
仰恩大学公文处理实施办法
第一章 总 则
第一条为进一步推进学校公文处理科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）和《中共福建省委教育工委 福建省教育厅公文格式细则》（闽教办综〔2012〕24号），结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称公文是指在学校管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治校的重要工具。以校行政、党委或学校办公室名义发布的称为校级文件，以校内二级单位名义发布的称为部门文件。
第三条公文处理工作是指公文制发、收文管理和公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条学校办公室是学校公文处理工作的管理机构，并负责对校内二级单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第六条本办法所指公文种类主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于学校对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通告。用于公布学校及社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于学校（或学校授权的职能部门）转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布、传达要求下级单位执行和相关单位周知或者执行的事项。
（六）通报。适用于学校表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于学校向上级单位或校属各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问。
（八）请示。适用于学校向上级单位或校属各单位向学校请求指示、批准。
（九）批复。适用于学校答复校属各单位的请示事项。
（十）函。适用于学校与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条一般使用标准A4纸（210mm×297mm）打印，上边距为37mm，下边距为35mm，左边距为28mm，右边距为26mm，版心尺寸为156mm×225mm。
第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文单位标志。以学校名义印发的文件使用“仰恩大学”“中共仰恩大学委员会”。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，一般将主办单位名称排列在前；也可以单独用主办单位名称。发文单位标志上边缘至上页边为72mm，字体推荐使用小标宋体，字高22mm，字高应不高于上级的发文单位标志，颜色为红色，居中排布，以醒目、美观、庄重为原则。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，一般只标明主办单位发文字号。单位代字应当准确、规范、精练、无歧义、固定使用，不得与上级单位、同级单位代字雷同。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号采用3号仿宋体，编排在发文单位标志下空二行位置，居左空一字，右侧对称位置标注签发人。
（六）签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，与发文字号平行编排。公文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
（七）公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题中应当尽量避免使用标点符号，确需使用的，可以使用书名号、引号、顿号和括号。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。采用3号仿宋体字。
（九）正文。应当内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确。正文采用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三和第四层用仿宋体字标注。层次序数可越级使用。一般情况下，正文应使用单位全称或规范化简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（十）附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称。单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名；联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，以成文日期为准居中编排最后一个发文单位署名。
（十二）成文日期。署会议通过或者文件签发人签发的日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。联合行文时，署最后签发单位主要负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，置于发文单位署名下一行。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖与署名单位相符的发文单位印章。会议纪要无须加盖公章。印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文的，联署单位应当加盖印章，印章之间排列整齐、互不相交或相切。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，回行时顶格。请示应当在附注处标注联系人姓名和联系电话。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。应当另面编排在版记之前，与正文一起装订。不能与正文一起装订时，应当在附件左上角标注公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及顺序号。“附件”二字及顺序号采用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。抄送单位按上级单位、平级单位、下级单位顺序排列，一般采用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
（十七）印发单位和印发日期。印发单位为行文单位或者其办公室。一般采用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。
（十八）页码。公文页数顺序号。一般采用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
第四章 行文规则
第九条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。联合行文，单位不宜过多。凡是上级文件未明确要求出台贯彻文件的,不再制定贯彻落实意见和实施细则；凡在学校内部可以直接处理的事情，一般不行文；凡能面谈或用电话、便函及其他方式处理的事情，一般不行文。
第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
（一）校行政、党委根据职权范围，可以代表学校分别向上级单位、二级单位及不相隶属的有关主管部门和单位行文。涉及学校的重大事项，校行政可与党委联合行文。校行政、党委一般不与其他校级机构联合行文。
（二）学校办公室根据校行政、党委的授权，可以分别向上级主管单位的办公厅（室）、不相隶属的有关主管部门和单位，学院行政和党总支，以及校行政部门、党委部门和群团组织行文。
（三）校行政部门、党委部门在职权范围内可以向学院行文，但不得对学院行政和党总支发布指令性公文。部门之间有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。同级部门之间必要时可以联合行文。
（四）学院行政、党总支根据职权范围，可以分别向校行政、党委、行政部门、党委部门及下属单位行文。涉及学院的重大事项，学院行政可与党总支联合行文。
（五）学校内设机构除学校办公室外不得对外正式行文。
第十一条向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位。
（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经协商未能取得一致意见时，应在请示中写明。
（四）应当逐级请示。未经校行政、党委同意或授权，不得越过校行政、党委向上级主管部门请示重大问题。
（五）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
第五章 公文制发
第十二条公文制发包括公文的起草、审核、签发等程序。本章所指公文制发是指以学校名义印发的公文。
第十三条公文按工作职能，由相关单位具体负责起草。拟稿人填写《仰恩大学公文送审单》，打印文件正文及附件，或者在OA系统中发起公文发布流程，上传文件正文及附件,提交本单位负责人审核。涉及多个单位的公文，拟稿责任单位应充分征求意见，相关会稿单位负责人应当明确签署意见。
第十四条审稿人审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否与现行政策相衔接、是否与学校有关规定相抵触；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；结构是否合理，观点是否鲜明，材料是否充实；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十五条对学校建设发展有深远影响、对各项工作有长期指导性质的规范性文件，须经学校法务相关机构（人员）进行合法合规性审查。审查的内容包括：是否符合上级规范的有关规定；是否与学校现行公文协调、衔接；需要审查的其他内容。
第十六条以学校行政名义印发的公文，根据分管原则由校行政分管领导签发；关系全局、涉及面广和上行文由校长签发。以校党委名义印发的公文，根据分管原则由校党委分管领导签发；关系全局、涉及面广和上行文由校党委书记签发。
校领导签发公文时，应当明确签署意见（如“同意”、“发”、“同意发”等），并签注完整的姓名和年、月、日。
第十七条公文签发后，拟稿单位与学校办公室确定发文字号后，负责公文的套红、用印等程序。公文签发后，如发现在内容上还有必须修改的问题，应征得签发人同意后，再作修改。
第十八条校内各单位的部门公文制发程序参照执行。
第六章 收文管理
第十九条收文包括接收、登记、初审、阅文、拟办、批办、承办、办结等环节。
第二十条接收、登记和初审。接收公文包括上级单位以及其他外单位来文。校内各单位收到校外单位正式公文，必须送学校办公室登记办理，不得自行签批或传阅、存档。除写明领导姓名的亲启件外，收文应由学校办公室管理公文的人员拆封。
第二十一条阅文和拟办。学校办公室对接收的公文进行阅览，根据公文内容、要求和工作需要，提出拟办意见，及时送校领导批示。紧急公文应向校领导和承办单位说明情况，尽快回复。
第二十二条批办。校领导审批公文时，对有具体办理事项的，应当明确签署意见、姓名和审批日期；需要2个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。
校领导对报请批示的各类公文，要及时批阅，普通公文批阅期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时批阅，然后将文件返回学校办公室处理，一般不直接传给其他校领导或交给承办单位。
第二十三条承办。学校办公室按校领导批示对公文进行处理或者分发相关单位承办。承办单位收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿；对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回学校办公室，并说明理由。原则上主办单位应在文件办结后3个工作日内将办理情况提交学校办公室存档。
第二十四条催办。送校领导批示或交有关单位办理的公文，学校办公室应及时了解公文办理的进展情况，负责催办。到期未办结的公文，学校办公室应按要求催办。
第七章 公文管理
第二十五条各单位要加强公文管理，应安排专人统一管理公文。
第二十六条公文制发应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定。公文若需定密，确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。
第二十七条公文的立卷、归档。公文办理完毕后，由学校办公室管理公文人员整理（立卷），按有关规定归档至学校档案室。
第二十八条公文的撤销或废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十九条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第三十条个人参加会议带回的公文，应视内容及工作需要交学校办公室作收文处理。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文移交、清退。
第三十一条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案室。
第三十二条违反保密规定，造成重大损失的，学校将依据国家和学校有关规定追究当事人的法律责任。
第八章 附 则
第三十三条本办法由学校办公室负责解释。
第三十四条本办法自发布之日起施行。原《仰恩大学公文处理办法》（仰大办〔2015〕36号）同时废止。